Laatste update: 11 oktober 2019

Aanpassing: Online gezet

 

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle evenementen die worden georganiseerd door The Fantasy Bug, hierna ook aangeduid met “de organisatie”.

 

2. Andere geldende bepalingen

Buiten deze algemene voorwaarden zijn op alle evenementen van The Fantasy Bug ook de huisregels van de organisatie van toepassing. Deze zijn te vinden op de website:

https://www.thefantasybug.nl/contact

Verder geldt voor alle evenementen vanzelfsprekend de Nederlandse wetgeving. Van misdrijven kan door alle betrokkenen aangifte worden gedaan.

 

3. Aansprakelijkheid van de organisatie

Deelname aan een evenement van de organisatie is op eigen risico. De organisatie is in niet aansprakelijk voor opgelopen materiële, fysieke en/of mentale schade. de organisatie sluit voor ieder evenement een evenementenverzekering af.

4. Drank- en drugsbeleid

Wie drank of drugs heeft gehad, mag niet meer vechten, ongeacht de hoeveelheid drank of drugs. Als iemand anders een gevecht met je aangaat: steek je hand op, roep: “no play” en haal een SL erbij om over een oplossing te overleggen. Er horen geen OC blikjes of flesjes zichtbaar te zijn tijdens het evenement.

 

5. Inschrijfprocedure en betaling

Een inschrijving is pas compleet na ontvangst van betaling. De volgorde van inschrijving wordt bepaald door volgorde van ontvangst van betaling. Bij inschrijving worden deelnemers geacht relevante medische gegevens volledig en naar waarheid in te vullen. De organisatie behandelt deze medische gegevens vertrouwelijk: ze worden niet aan derden verstrekt tenzij dit (mogelijk) van levensbelang is voor de betreffende deelnemer, en na afloop van het evenement onmiddellijk vernietigd.
Bij afzegging krijgt de deelnemer zijn/haar geld terug; bij afzegging binnen 14 dagen vóór de eerste dag van het evenement krijgt de deelnemer nog 50% van de betaling terug, vanaf 7 dagen voor een event is er geen restitutie meer mogelijk. Bij overmacht kan de organisatie hierover worden ingelicht en kan bij wijze van uitzondering worden besloten een (groter) deel van het bedrag terug te betalen.

 

Korting voor weekend evenementen

De eerste week na opening van de inschrijving voor weekend evenementen geldt een korting voor spelers (niet voor npc’s); deze korting heet “Kikkuu-korting”.
Bij betaling in de laatste 14 dagen vóór de eerste dag van het evenement geldt een verhoging van de inschrijfprijs. De exacte data en prijzen zijn te vinden op de website: www.de organisatie.nl/quest-informatie.
Indien een evenement door overmacht geen doorgang kan vinden, zal de organisatie zo spoedig mogelijk alle ingeschreven deelnemers hiervan in kennis stellen en een redelijke oplossing aanbieden in de vorm van verplaatsing dan wel terugbetaling van (een zo groot mogelijk deel van) het inschrijfgeld.

 

6. Toegangsbeleid

Deelname aan de organisatie gebeurt op eigen risico. Bij inschrijving en betaling gaat de deelnemer automatisch akkoord met deze voorwaarden en de huisregels. de organisatie verwacht dat IC-kleding voldoet aan de algemene verwachtingen voor een larp. Als de organisatie dit onvoldoende het geval vindt, kan de deelnemer hierop worden aangesproken en kan worden verwacht dat er verbeteringen worden aangebracht. Npc’s in principe worden geacht hun eigen onderkleding te verzorgen. Wie niet is ingeschreven en/of niet heeft betaald, heeft geen toegang tot het evenement. Wie op de zwarte lijst van de organisatie staat, is in principe niet meer welkom op evenementen die door de organisatie worden georganiseerd.

 

7. Wapen Veiligheid

Vechten op de organisatie gebeurt op eigen risico. Als je meespeelt met de organisatie, ga je ermee akkoord dat je kunt worden blootgesteld aan aanvallen met daarvoor bestemde larp wapens, op een redelijk manier. Steken met specifieke steekwapens is wél toegestaan; steken met andere wapens vanzelfsprekend niet. Je wordt geacht zelf een wapencontrole uit te voeren of dit te laten doen door een medespeler of SL met verstand van zaken; je blijft echter zelf verantwoordelijk voor de wapencontrole. Bij onveilig vechten kun je een waarschuwing krijgen van de spelleiding en bij herhaling van gevechten worden uitgesloten en, in het uiterste geval, van het terrein worden verwijderd.

 

8. OC/IC-richtlijnen

Begripsverklaring:

• OC = Out of character. Oftewel wanneer je niet aan het spel meedoet en de spullen die niet in het spel meedoen.
• IC: In character. Dit is wanneer je als een personage met het spel meedoet en de spullen die in het spel meedoen.
• IC-verantwoord: rekwisieten en kleding die passend zijn in de setting waarin we spelen, zijnde; middeleeuws fantasy.
• SL-theedoek: een oranje-wit geblokte stof. Alles en iedereen waaraan hangt, bijvoorbeeld de spelleiders, is OC.
• Calls: Uitspraken van de spelleiders met betrekking tot het spel en situaties daaromheen.

Weekend evenementen
Tijdens tijd-in is het deelnemers niet toegestaan niet-IC-verantwoorde spullen in het zicht te hebben. Een uitzondering hierop wordt gevormd door brillen, medicijnen, rolstoelen en andere fysieke assistentie materialen). De organisatie kan hierop uitzonderingen toestaan na overleg.

OC-spullen kunnen bewaard worden onder een IC-verantwoorde deken in de slaapzaal of, als je ze om zwaarwegende redenen in de buurt moet houden maar niet op je eigen persoon kunt bewaren, in bewaring geven van de OC-coördinator. Verder is alles in de speelruimtes IC.

In principe wordt alles IC gedaan; zorg dus ook voor IC-verantwoorde gebruiksvoorwerpen zoals bestek, servies en schrijfgerei. In geval van nood (bijv. als je IC geen geld meer hebt voor eten, maar wel honger hebt) kan er altijd bij een SL om een uitzondering worden gevraagd.

Rollenspel middagen
Tijdens rollenspel middagen kunnen OC-spullen bewaard worden in de auto of, als je ze om zwaarwegende redenen in de buurt moet houden maar niet op je eigen persoon kunt bewaren, in bewaring geven van de spelbegeleider. Verder is alles in het speelgebied IC.

Bij rollenspel middagen kunnen de IC/OC regels van de weekend evenementen beschouwt worden als richtlijnen en zullen veel van de benodigde rekwisieten door de organisatie verstrekt worden.

Calls
De volgende call mogen tijdens tijd-in door elke deelnemer worden gemaakt wanneer de situatie dit vereist:

• Man-down: iedereen mag dit roepen op het moment dat er iemand OC gewond is geraakt. Het spel ligt onmiddellijk stil en alle omstanders gaan (voor zo ver fysiek mogelijk) op hun hurken zitten (of maken zich op een andere manier zo klein mogelijk). De enige die blijven staan zijn degene die man-down heeft geroepen en ehbo’ers die ter plekke zijn en kunnen helpen. Pas als een ehbo’er het teken geeft dat alles onder controle is, kan een aanwezige SL het spel weer laten hervatten. Het opzettelijk negeren van deze call, doorgaan voordat er weer “tijd-in” is geroepen of het hinderen van de ehbo’er(s) wordt hoog opgenomen, omdat de gezondheid en/of veiligheid van een deelnemer in het geding zijn.
• OC meltdown: als een deelnemer het spel om welke reden dan ook even niet meer aankan, kan deze een OC meltdown melden bij een SL. Deze zal dan ervoor zorgen dat de deelnemer even OC kan gaan en rustig kan bijkomen.
• No play: als een deelnemer vindt dat het spel even te heftig is om uit te spelen, kan deze, bij uitzondering, “no play” zeggen en het uitspelen van het heftige stukje spel ‘overslaan’. Het effect blijft echter wel hetzelfde als wanneer het stukje spel was uitgespeeld.

9. Minderjarigen en huisdieren

Minderjarigen zijn welkom op de organisatie na goedkeuring van de organisatie. (Huis)dieren zijn niet toegestaan op de organisatie. De enige uitzondering hierop wordt gevormd door draken en feniksen na goedkeuring van de organisatie.

 

10. Open vuur

De organisatie houdt hiervoor de regels van de locatie en/of de brandweer aan. Vanzelfsprekend willen wij ook graag dat er daadwerkelijk vuur en kaarsen gebruikt kunnen worden. De regels zullen tijdens het tijd-in-praatje bekend worden gemaakt.

 

11. Speciale functies

Tijdens een evenement van de organisatie zijn er personen met bepaalde speciale functies die van belang zijn voor de spelers. De personen die de betreffende functies vervullen, zullen vlak vóór het begin van het spel (‘tijd-in’) worden voorgesteld door de hoofd spelleidster tijdens het zogenaamde ‘tijd-in-praatje’. Dit geldt met name voor de weekendevenementen.
De speciale functies zijn als volgt.

• Spelleiders (SL’s): houden zich tijdens tijd-in uitsluitend bezig met IC-gerelateerde zaken en OC klachten over andere deelnemers.
• OC-coördinator: kan altijd worden aangesproken voor alle OC-zaken, inclusief alle OC klachten. De OC-coördinator kan OC-spullen in beheer nemen die een deelnemer tijdens het evenement nodig heeft en waarvoor zwaarwegende redenen zijn om deze niet te bewaren in de slaapzaal onder de IC-verantwoorde deken of op de eigen persoon.
• Keuken- en barmedewerkers: dit zijn in principe buiten de SL’s en OC-coördinator de enigen die toegang hebben tot de keuken. Als je IC of OC iets nodig hebt uit de keuken, kun je het barpersoneel hierover aanspreken.
• Vertrouwenspersonen: deze staan tot je beschikking voor het bespreken van alle gevoelige zaken die je niet rechtstreeks met de organisatie wilt of durft te bespreken; dit kan ook anoniem. Ook anonieme klachten kunnen helpen om ongewenst gedrag en ongewenste personen te weren van ons evenement!

 

12. Gevonden voorwerpen

Gevonden voorwerpen worden tijdens het evenement verzameld bij het monsterhok of, op rollenspel middagen, bij de spelleider. Na afloop van het evenement is alles wat tot dan toe gevonden is, terug te vinden bij de uitcheck of, op rollenspel middagen, bij de auto van de organisatie. Je kunt je altijd (tijdens en na het evenement) tot een SL of de OC-coördinator wenden als je iets kwijt bent. de organisatie is niet aansprakelijk voor het verlies van eigendommen.

13. Fotobeleid en -gebruik

De organisatie heeft het recht foto- en video-opnames te maken van het evenement.

De organisatie heeft het recht op het gebruik van al het beeldmateriaal dat is gemaakt door of in opdracht van de organisatie. Dit houdt in dat deze beelden mogen worden gebruikt op de website en/of voor promotiedoeleinden. Mocht je bezwaar hebben tegen gebruik van beeldmateriaal waarop jij herkenbaar bent, dan kun je dit bij de organisatie kenbaar maken. Er zal dan rekening hiermee worden gehouden.

Al het beeldmateriaal dat is gemaakt door of in opdracht van de organisatie en waarop jij staat, mag je gebruiken volgens het Nederlandse portretrecht.

De camera’s van de door de organisatie geregelde fotograaf/fotografen zijn een uitzondering op de regel dat er geen OC-zaken zichtbaar mogen zijn tijdens tijd-in.

14. Afhandeling van klachten

Als je tijdens het evenement klachten hebt over OC-zaken, waaronder andere deelnemers, kun je deze melden bij de OC-coördinator, de vertrouwenspersoon of, als het om andere deelnemers gaat, een SL. Klachten over IC-gerelateerde zaken kun je uitsluitend kwijt bij een SL. Alle binnenkomende klachten worden serieus genomen en onderzocht.

15. Zwarte lijst

Wie op de zwarte lijst van de organisatie staat, is in principe niet meer welkom op evenementen van de organisatie. Een deelnemer kan op deze lijst komen als de organisatie van mening is dat de deelnemer een fysiek gevaar vormt voor anderen, ondanks waarschuwingen aanwijzingen van de organisatie of ehbo’ers niet opvolgt, als er meermaals gegronde klachten over de deelnemer zijn binnengekomen of als de deelnemer zich herhaaldelijk niet houdt aan een bepaling in deze algemene voorwaarden.

De organisatie zal niemand op basis van geruchten op de zwarte lijst zetten, maar zal wel alle binnenkomende klachten serieus onderzoeken.

Voordat een deelnemer op de zwarte lijst wordt gezet, zal deze door de organisatie op de hoogte worden gesteld van dit voornemen, en de reden ervoor, en kun je jouw zienswijze geven. De organisatie heeft echter het laatste woord. Er zullen geen namen bekend worden gemaakt van klagers of van personen die op de zwarte lijst staan.